Od 1 stycznia 2019 roku obowiązują nowe przepisy dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, które rozpoczęły proces digitalizacji akt pracowniczych. Zgodnie z aktualnymi przepisami elektroniczne akta osobowe są równoważne z klasyczną wersją papierową, więc droga do transformacji cyfrowej procesów kadrowych jest otwarta dla każdego.

Rok 2021 i 2022 był rokiem, w którym nasze Biuro zajęło się „odpapierzaniem” księgowości, rok 2023 będzie rokiem e-teczek pracowniczych, elektronicznej dokumentacji pracowniczej oraz czasem, gdy zaczniemy Państwu udostępniać portale z listami płac oraz ewidencją czasu pracy pracowników.

Takie rozwiązanie pozwoli Państwu zaoszczędzić czas na dostarczenie dokumentów, a w przyszłości przestrzeń do archiwizacji.

Skan dokumentu w minimalnej rozdzielczości 200 dpi (teksty drukowane czarno-białe w formie a4) 300 dpi (rękopisy w formie A4) nie będą już przez nas drukowane, jedynie potwierdzane za zgodność z przedłożonym dokumentem i umieszczane w elektronicznych teczkach.

W związku z tą kwestią zachęcamy Państwa do przekazywania nam dokumentów wyłącznie elektronicznie na maila w odpowiednio czytelnej wersji zgodnej z rozporządzeniem.

Zacznijmy od wniosków o urlopy Waszych pracowników. Poniżej znajduje się link do druków ze wzorami. Wypełnione i podpisane wnioski proszę przesyłać na maila kadry@biuro-ag.pl

Co zyskają Państwo w przyszłości dzięki e-dokumentacji pracowniczej i jak to będzie działać?

Działanie e-teczki osobowej jest proste. Trafiają do niej dokumenty w formie skanu zrobione z wersji tradycyjnej, czyli papierowej (200 lub 300 dpi), które podpisuje elektronicznie pracodawca lub upoważniony pracownik biura rachunkowego. Jeśli jednak mają one już elektroniczną wersję, wystarczy je zaimportować do systemu. W dobrze wdrożonej e-teczce pracowniczej dochodzi do ponumerowania i podziału dokumentów dotyczących danego podwładnego na kilka części, co ułatwia jej późniejsze przeglądanie i korzystanie z niej. W jednym miejscu dostępna jest więc cała, odpowiednio uporządkowana dokumentacja. Znajdują się w niej zarówno dokumenty związane z ubieganiem się o pracę, jak i wszystkie te, które są niezbędne już podczas trwania zatrudnienia.

W każdej chwili biuro może Państwu udostępnić odpowiedni dokument lub całe akta osobowe.

E-teczki pracownicze stanowią więc ogromne ułatwienie. Tradycyjne akta mogą bowiem zawierać od kilkunastu do nawet kilkuset dokumentów, a każdy z nich musi być odpowiednio posegregowany i umieszczony we właściwym miejscu. E-teczka osobowa eliminuje problem przechowywania papierów, a także pozwala na automatyzację wszystkich procesów. Dzięki niej znalezienie konkretnego dokumentu możliwe jest dzięki dosłownie kilku kliknięciom.

Co istotne, e-teczki pracownicze zapisuje się w formie archiwum, które jest w pełni bezpieczne. Może mieć do niego dostęp kilka osób jednocześnie. Przydzielanie uprawnień do przeglądania i edytowania dokumentacji jest przy tym łatwe do skonfigurowania.